Da li je pred vama planiranje i organizacija kompanijskog događaja koji će biti namenjen kako svim zaposlenima, tako i saradnicima? Ako je odgovor potvrdan, onda verovatno sebi ili kolegama postavljate neka od sledećih pitanja:
Mnogo je pitanja i dilema pred vama, ali uz pravilan pristup i iskusnu podršku, možete da priredite korporativni događaj koji će ostaviti sjajan utisak na sve prisutne.
U ovom tekstu pronaći ćete odgovore na sva pitanja koja su važna za proces planiranja i realizacije uspešnog korporativnog događaja. Međutim, pre toga bismo da se nakratko osvrnemo na to šta je u stvari korporativni događaj, zbog čega se organizuje i kako može da izgleda.
Šta je korporativni događaj
Lansiranje novog proizvoda, zabava na kojoj se slave poslovna dostignuća kompanije ili tima, piknik u prirodi sa zaposlenima, porodični dan, tematska zabava, glamurozna žurka – sve su ovo primeri korporativnih događaja.
Kada ih organizuje kompanija, mogu biti fokusirani na zaspolene ili na klijente, odnosno saradnike, a postoje korporativni događaji koju su namenjeni svima. U svakom slučaju, povremena organizacija okupljanja i zabave za zaposlene, istaći će njihovu važnost u kompaniji i naglasiti im da su upravo oni njen najvažniji resurs.
Korporativni događaj je veoma značajan za svaku kompaniju. Pre svega, zato što se radi o zabavnom i motivišućem okpuljanju, ali i o druženju koje može da podstakne nove ideje, ojača moral zaposlenih i proširi neke važne poslovne informacije.
Planiranje korporativnog događaja
Kada je u pitanju organizacija korporativnog događaja, najvažnije što treba da uradite je da napravite dobar i efikasan plan. Naravno, to nije jednostavno i čitav posao najčešće ne može da obavi jedna osoba. Upravo zbog toga vam dajemo listu svih najvažnijih stvari koje treba da uradite pre nego što počnete konkretne pripreme samog korporativnog događaja.
Postavite cilj događaja
Prvo što treba da znate kada planirate korporativni događaj je šta njime želite da postignete. Bilo da je u pitanju piknki sa timom, boravak u selu ili etno selu, timska zabava, dan društvenih igara, večera sa žurkom ili bilo šta drugo, kada zante šta vam je cilj, sve će proći po planu.
Glavni fokus na događaju treba da budu ljudi koji su pozvani, zbog toga sve radite u skladu sa njihovim željama i očekivanjima. Napravite listu stvari koje bi gosti želeli da dožive i dobiju i osigurajte da ih uključite u svoj događaj.
Jasno definisan cilj će vam pomoći da kreirate atmosferu i sadržaj koji će najbolje odgovarati vašem timu i saradnicima.
Odredite budžet za organizaciju korporativnog događaja
Nakon što ste postavili cilj za korporativni događaj, vreme je da odredite svoj budžet. Kada odlučujete o budžetu, morate uzeti u obzir svaki mogući trošak koji će tokom organizacije korporativnog događaja nastati.
Pre nego što počnete sa rezervacijom prostora i angažovanjem izvođača, definišite koliki je vaš budžet. Raspodelite sredstva na najvažnije stavke kao što su: iznajmljivanje prostora, ketering, dekoracija, muzika i dodatne aktivnosti. Pazite da ostavite deo budžeta i za neplanirane troškove kako biste izbegli stres u poslednjem trenutku. Najbojlje je da ograničite budžet da biste sprečili prekomernu potrošnju.
Napravite listu gostiju
Nakon planiranja budžeta i postavljanja cilja, vreme je da napravite listu gostiju koje želite da pozovete (ako je događaj namenjen saradnicima) ili napravite atraktivnu pozivnice za svoje zaposlene (ako je interni događaj). Naravno, u obzir dolazi i događaj koji je namenjen svima.
Lista gostiju pomoći će vam da odaberete svu potrebnu opremu i odredite usluge koje će vam biti potrebne.
Razmislite o angažovanju agencije za organizaciju događaja
Ako ste svesni toga da će planiranje korporativnog događaja za vas ili za nekog zaposlenog u kompaniji biti prezahtevan zadatak i nećete imati dovoljno vremena da mu se posvetite, najbolja opcija je da angažujete agenciju za organizaciju događaja.
Naš tim ima dugogodišnje iskustvo u planiranju svih aspekata korporativnih događaja. Počinjemo od konceptualizacije i izbora teme do logistike, dekoracije, i koordinacije na samom događaju.
Možemo vam pomoći da realizujete nezaboravan i jedinstven korporativni događaj prilagođen vašem budžetu i potrebama. Obezbeđujemo vam kontakte sa pouzdanim dobavljačima, keteringom, muzičkim izvođačima i fotografima.
Preuzimamo na sebe sve detalje događaja, što vam omogućava da se fokusirate na uživanje u zabavi i druženju sa svojim timom i saradnicima, bez stresa i brige oko organizacije.
Izaberite lokaciju
Kada ste doneli ove početne i veoma važne odluke, sledeći zadatak je izbor lokacije. Bez obzira na to da li ste za organizaciju korporativnog događaja angažovali agenciju ili ćete sve obaviti sami, svakako ćete vi doneti konačnu odluku o lokaciji.
Izaberite mesto koje će pre svega biti pogodno za sve goste, ali i za cilj koji želite da postignete.
Budite posebno oprezni ako planirate tematski događaj. U tom slučaju, obratite pažnju na sve detalje i sa svojim timom ili agencijom proverite da li prostor može da podrži temu događaja.
Izaberite datum izbegavajući praznike i rezervišite termin unapred, da biste izbegli komplikacije u poslednjem trenutku.
Pronađite dobru muziku i napravite plan zabave
Nijedna zabava nije kompletna bez dobre muzike i đuskanja, gde god da se održava. Zato na vreme rezervišite najbolji bend za korporativne događaje i utanačite sve detalje svirke sa njima. Pored toga, možete da angažujete DJ-a ili čak osmislite karaoke takmičenje kako biste zabavili sve prisutne. Pored muzike, razmislite o interaktivnim igrama i aktivnostima, poput kvizova, nagradnih igara ili fotokabine sa rekvizitima koji se uklapaju u temu zabave.
Izaberite temu i dekoraciju za korporativni događaj
Tema zabave je ključna za stvaranje dobre atmosfere. Veoma je važno da izaberete temu koja odgovara kulturi vaše kompanije i profilu zaposlenih. Neke popularne teme su, na primer: elegantne crno-bele zabave, retro žurke, tematske večeri inspirisane filmovima, ili jednostavno casual after-work druženja. Tema ne samo da daje pravac u dekoraciji i izboru muzike, već i pruža gostima priliku da se dodatno zabave uz dres kod ili posebne aktivnosti. Ukrasite prostor u skladu sa temom zabave, koristeći osvetljenje, balone, cveće i druge detalje koji će stvoriti prijatnu atmosferu.
Obezbedite kvalitetno posluženje
Hrana i piće su bitan deo svake zabave. Angažujte provereni ketering servis koji može kreirati meni prilagođen vašim potrebama i afinitetima gostiju. Razmislite o opcijama za sve – vegetarijancima, veganima i onima sa specifičnim dijetetskim potrebama. Pored hrane, obezbedite raznovrsne osvežavajuće napitke, kao i specijalne koktele koje će barmeni praviti na licu mesta za goste.
Zabeležite uspomene
Fotografisanje i snimanje događaja je sjajan način da zabeležite lepe trenutke sa korporativne zabave. Angažujte profesionalnog fotografa ili postavite foto kutak gde će zaposleni moći da prave zabavne fotografije. Na taj način, imaćete uspomene koje možete podeliti na društvenim mrežama kompanije ili kao deo zahvalnica zaposlenima.
Pratite povratne informacije
Nakon zabave, važno je prikupiti povratne informacije od zaposlenih i saradnika. To može biti kroz kratku anketu ili neformalne razgovore. Tako ćete saznati šta je bilo najbolje na zabavi i šta možete da unapredite za naredni put. Ova povratna informacija će vam pomoći da jednostavnije organizujete naredni korporativni događaj.
Planiranje korporativne zabave zahteva vreme i trud, ali nagrada je videti osmehe zaposlenih i zadovoljstvo na njihovim licima. Prateći ove savete, kreiraćete korporativni događaj koji će svi pamtiti i koji će doprineti jačanju timskog duha i pozitivne radne atmosfere.
Naravno, ukoliko vam je potrebna pomoć ili podrška, uvek nas možete kontaktirati, jer je organizacija korporativnih događaja naš posao koji radimo sa posebnim zadovoljstvom. Tako ćete biti sigurni da će zabava biti na visokom nivou i da će svi zaposleni i saradnici uživati u besprekorno organizovanom događaju.